Articol creat in colaborare cu 
Dacă ai o firmă, evidența deșeurilor este una dintre obligațiile de bază în gestionarea responsabilităților de mediu. Ea arată ce tipuri de deșeuri generează compania, în ce cantități, din ce activități provin și cui sunt predate mai departe. Nu este o simplă listă internă, ci un instrument prin care firma poate demonstra că deșeurile rezultate din activitate sunt urmărite și gestionate corect.
Chiar și companiile care nu produc bunuri sau nu au activități industriale pot genera deșeuri care trebuie evidențiate. Birourile, magazinele, restaurantele, cabinetele medicale, depozitele, atelierele sau firmele de construcții au fluxuri diferite, dar toate trebuie să știe ce se întâmplă cu deșeurile rezultate din activitatea lor.
Evidența deșeurilor depinde de activitatea firmei
Nu există o singură listă valabilă pentru toate companiile. Deșeurile care trebuie urmărite diferă în funcție de domeniul de activitate, punctele de lucru, materialele folosite, serviciile prestate și produsele comercializate.
O firmă de birouri poate genera hârtie, carton, toner, baterii sau echipamente electrice scoase din uz. Un restaurant poate avea ambalaje, ulei alimentar uzat, deșeuri biodegradabile și produse expirate. Un service auto poate genera filtre, uleiuri, anvelope, baterii și ambalaje contaminate. O firmă de construcții trebuie să urmărească deșeurile rezultate din lucrări, renovări sau demolări.
Înainte de organizarea evidenței, firma trebuie să identifice:
-
ce activități generează deșeuri;
-
ce tipuri de materiale sunt folosite în activitatea zilnică;
-
ce ambalaje, consumabile sau produse devin deșeuri;
-
ce puncte de lucru trebuie incluse;
-
ce deșeuri apar frecvent și ce deșeuri apar ocazional;
-
ce fluxuri pot avea regim special sau periculos.
Această analiză inițială este importantă pentru că o evidență incompletă duce, mai târziu, la raportări incomplete.
Ce informații trebuie trecute în evidență?
Evidența deșeurilor trebuie să fie suficient de clară încât să arate traseul fiecărui flux generat. Nu este suficient să fie notat generic „deșeuri” sau „gunoi”. Fiecare categorie trebuie încadrată și urmărită separat.
În mod obișnuit, evidența ar trebui să includă:
-
codul deșeului și denumirea acestuia;
-
cantitatea generată într-o anumită perioadă;
-
activitatea sau punctul de lucru din care provine deșeul;
-
cantitatea stocată temporar, dacă există;
-
cantitatea predată către operatori autorizați;
-
datele documentelor care confirmă predarea.
Aceste informații trebuie actualizate periodic. Dacă firma așteaptă finalul anului pentru a completa totul din facturi și avize, pot apărea diferențe, documente lipsă sau cantități greu de verificat.
Documentele trebuie păstrate organizat
Evidența deșeurilor nu trebuie să existe separat de documentele care o susțin. Fiecare cantitate trecută în evidență ar trebui să poată fi verificată prin acte. Dacă firma predă carton, plastic, echipamente electrice, uleiuri sau alte fluxuri către operatori autorizați, documentele de predare trebuie păstrate și corelate cu evidența internă.
Printre documentele importante se pot regăsi:
-
contractele cu operatorii care colectează, transportă, valorifică sau elimină deșeurile;
-
avizele sau documentele de transport;
-
procesele-verbale de predare-primire;
-
facturile pentru serviciile de colectare;
-
bonurile de cântar sau confirmările de recepție;
-
documentele specifice pentru deșeurile periculoase sau cu regim special.
O greșeală frecventă este păstrarea documentelor în locuri diferite: unele la contabilitate, altele la punctul de lucru, altele în e-mailuri sau la persoana care a semnat predarea. Pentru a evita pierderea informațiilor, este util ca firma să aibă o regulă clară de arhivare.
Punctele de lucru trebuie urmărite separat
Dacă firma are mai multe locații, evidența deșeurilor trebuie să includă datele din fiecare punct de lucru relevant. Nu este suficient să fie centralizate documentele de la sediul social, dacă activitatea se desfășoară și în magazine, depozite, ateliere, șantiere sau birouri secundare.
Fiecare locație poate genera alte tipuri de deșeuri. De exemplu, un depozit poate avea mai mult carton, folie și paleți, în timp ce un birou poate genera hârtie, toner și echipamente scoase din uz. Dacă aceste informații nu sunt urmărite separat, raportarea finală poate să nu reflecte realitatea activității.
Pentru firmele cu mai multe puncte de lucru, este util să existe:
-
o persoană responsabilă pentru transmiterea documentelor din fiecare locație;
-
o frecvență clară de centralizare a datelor;
-
aceeași metodă de evidență pentru toate punctele de lucru;
-
o listă actualizată cu operatorii care preiau deșeurile din fiecare locație;
-
o procedură pentru anunțarea deșeurilor noi sau ocazionale;
-
o arhivă comună pentru documentele justificative.
Această organizare reduce riscul ca anumite cantități să fie uitate sau dublate.
Deșeurile periculoase trebuie tratate cu atenție
Nu toate deșeurile au același regim. Unele pot necesita condiții speciale de stocare, documente suplimentare sau predare către operatori specializați. Aici pot intra uleiurile uzate, filtrele, ambalajele contaminate, substanțele chimice, bateriile, tuburile fluorescente, anumite echipamente electrice sau deșeurile medicale.
Aceste fluxuri nu trebuie amestecate cu deșeurile obișnuite și nu trebuie trecute superficial în evidență. Chiar dacă apar rar sau în cantități mici, ele trebuie identificate corect și predate în condiții corespunzătoare.
Pentru astfel de deșeuri, firma trebuie să verifice:
-
dacă deșeul este încadrat corect;
-
dacă este stocat separat până la predare;
-
dacă operatorul care îl preia este autorizat pentru acel tip de deșeu;
-
dacă există documente complete de predare;
-
dacă persoanele din firmă știu cum trebuie gestionat;
-
dacă evidența reflectă clar cantitățile generate și predate.
O evidență neglijentă a deșeurilor cu regim special poate crea probleme mai mari decât omisiunea unui flux obișnuit.
Evidența trebuie actualizată constant, nu doar înainte de raportare
Evidența deșeurilor este utilă doar dacă este ținută la zi. Actualizarea lunară sau periodică ajută firma să observe rapid documentele lipsă, diferențele de cantitate sau apariția unor fluxuri noi. În schimb, completarea retroactivă, la începutul anului următor, poate duce la estimări și neclarități.
O firmă organizată nu așteaptă termenul de raportare pentru a afla ce deșeuri a generat. Ea păstrează documentele pe parcurs, verifică datele și centralizează informațiile înainte ca acestea să devină greu de urmărit.
Pentru o evidență corectă, este important ca responsabilitățile să fie clare: cine notează cantitățile, cine primește documentele, cine comunică cu operatorii și cine verifică situația finală. Atunci când procesul este simplu și constant, raportările devin mai ușor de pregătit, iar firma poate demonstra mai clar cum și-a gestionat deșeurile.
